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北京冬雪天地:用业务实践反哺管理软件开发

来源:中国计算机报 作者:程彦博 发布日期:2013-11-22 20:07:52 点击数: 附件:点击下载

商场如战场,不进则退,甚至灭亡。在当今瞬息万变的市场环境中,更是如此。


从1998年公司成立至今,北京冬雪天地数码科技有限公司(下文简称冬雪天地)的客户遍布于国家各部委、各大驻京使馆、大中型国企、外企等,积累了大量稳定的重量级客户,成为北京及周边地区较有影响力的办公外设(OA)行业企业。在办公外设行业商业模式不断变化,利润率不断降低的今天,冬雪天地却保持着业务的增长。冬雪天地运营经理刘萍告诉记者,信息化特别是管理软件的应用,已经成为冬雪天地在业务领域不断进步的关键。


打通信息孤岛


冬雪天地的主营业务除办公设备的销售、维修、保养和租赁,办公耗材及零配件的销售外,还为企业量身定制整体办公解决方案和多媒体会议系统,是提供前期商务咨询、中期制定整体办公策划方案与实施、后期标准化维修保养等一条龙服务的全方位服务公司。


“随着公司业务的不断扩展,使用管理软件为公司的日常管理提供支持是必然的。特别是我们的业务涵盖了企业办公全周期的服务,出于管理的需要,管理软件必不可少。”刘萍向记者介绍,之前公司使用速达软件来进行财务管理,并应用了佳能提供的客户服务管理软件来实现后期服务的跟踪、统计等功能。


“这样一来,公司的财务和客户服务管理两块业务实现了信息化。但实际上这两块业务是有关联的,两个不同软件的应用却造成了信息孤岛,两个系统的数据不能互相共享和调用,给我们的经营管理带来了一定的阻碍。”刘萍告诉记者,“我们需要的是一个全面的信息化管理平台,它不只是覆盖财务管理和客户服务管理,而是要能够将公司各个部门的日常工作、各种业务流程及各种核算等都能实现全面的信息化。”


2010年6月,冬雪天地开始应用快普M6整合管理平台来替代原有的两个管理软件。“现在,公司任何一个员工,只要他有相应的权限,就可以非常方便地查询公司的销售情况、服务情况、利润、开票回款等各种数据。”刘萍说。


快普M6让服务响应更快速


“我们当时的首要目的就是整合原有的两个管理软件,打破信息孤岛。然而,在对快普M6的应用过程中,我们发现它不仅实现了财务管理与客户服务管理这两方面的整合,还提供了更多的管理功能,给公司的前端业务开展和后端的人员和流程管理提供了极大的帮助。”


刘萍告诉记者,为了更好地服务客户,冬雪天地近年来进行了巨大的投入,包括购置办公维修场地、维修保养设备,更重要的是对骨干业务人员的管理和培养。人力资本成为企业最重要的资本已经得到了越来越多企业管理者的认同,对于冬雪天地而言,公司进行巨大投入培养的骨干如果离职,也会造成公司的损失。



“其实培养有能力的员工的最好方式是降低公司对员工能力的依赖。”刘萍认为,要解决人才培养难题,企业必须面对现实,通过对每个岗位的岗位技能进行分解;通过流程设计明确各项业务具体的工作流程;通过对工作标准、岗位职责的定义,把工作难度降下来;通过系统工具不断的沉淀岗位知识,这样即使员工离职,新员工在入职后也能快速的上手。通过以上几点,再加上持续对岗位要求、流程和标准的贯彻,企业就会发现,原来员工的培养也可以很简单。


在刘萍看来,在员工培养方面,管理软件起到了至关重要的作用。“既然快普M6把很多行业内具有共性的管理经验融入到了软件当中,我们就没有理由不去借鉴和使用。可以说,借助快普M6集成的管理经验来实现我们公司内部管理和服务水平的提升,我们走了一个捷径。” 刘萍认为,正是快普M6的项目管理、流程管理和人力资源管理等功能,把工作标准和工作流程固化在了软件中,一方面给员工带来了标准化的培养环境,另一方面也降低了公司对员工的依赖程度。


“目前,我们公司的部件、耗材供给率及快速反应率均可以达到90%以上,这也是公司流程规范和员工效率提升的一个体现。”刘萍介绍。


持续升级让系统增值


早在2010年6月,冬雪天地就开始应用快普M6整合管理平台来替代原有的管理软件。“可以说,我们是和快普M6一起成长起来的。”作为一个快普M6的老用户,刘萍在见证自己的公司在管理软件的助推下稳步发展的同时,也见证了快普M6的不断改进和完善。


(北京冬雪天地运营总监 刘萍)


任何一个软件都不可能适应所有用户的需求,快普M6整合了企业的各个系统和功能模块,所以响应用户的需求并进行快速的升级至关重要。刘萍介绍,快普M6提供在线的反馈机制,用户在使用的过程中如果遇到问题,可以非常方便地通过线上的方式提交给快普,而且快普的响应也非常迅速,会在改进升级后及时通知用户该功能在哪个版本中进行了升级,并帮助用户进行升级服务。


“我们和快普双方共同完善这个软件的例子有很多。比如,我们遇到过一个客户的名称有19个字,超出了快普M6的字段设计范围,但是很快就得到了升级;再比如,最初快普M6的合同管理只支持甲乙双方合同,但是我们公司有一些跨国公司客户,需要签署甲、乙、丙三方合同并进行合同管理,快普M6也在获知了我们的需求后对系统进行了升级和改进。”刘萍告诉记者,办公外设行业的业务是非常灵活的,业务门类和服务方式多种多样,经营模式也不断发生变化,而软件是相对固定的,所以这种升级和改进是必不可少的。


“在和快普M6一起成长的三年多来,我们给快普公司提出了很多改进的需求,帮助这个软件逐渐完善,而通过对快普M6的应用,我们公司的管理和业务也越来越规范,效率得到了提升。这是相辅相成的。”刘萍向记者介绍,冬雪天地最初会每个月甚至每半个月升级一次快普M6,每次升级都解决了不少问题,很多改进虽然不是他们提的,但他们在升级中能够借鉴同行好的经营模式和管理模式。“这种持续升级让我们觉得很增值。到现在,它已经非常符合冬雪天地的业务需求,用起来得心应手了。”刘萍说。


在刘萍看来,快普M6的快速升级和改进体现了快普的效率和能力,而在快普M6不断改进的同时,冬雪天地也凭借管理软件的帮助,规范了管理和流程,从而不断扩大规模、拓展业务。


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