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快普助力北京阳光智博:打通信息化管理的“任督二脉”

来源:中国计算机报2012年12月3日第45期 作者:卜娜 发布日期:2012-12-03 11:03:36 点击数: 附件:点击下载

    一盘棋如果四五个人同时下,一定混乱不堪。企业在借助信息化管理工具快速成长、发展的过程中,信息化管理很容易陷入多人棋局的困境——财务系统、OA 系统、CRM 系统、进销存系统各自为政,形成一个个信息孤岛,北京阳光智博的信息化管理就曾经出现过这样的问题,但是今天他们已经找到了打通管理脉络,让信息流顺畅的方法。


   北京阳光智博科技有限公司(以下简称阳光智博)是一个典型的从中关村走出来的企业。十年时间,在全国开设30多家苹果数码产品专营店,形成实体店、分销、淘宝店三管齐下的业务模式,成为华北地区数码产品最大的分销商之一,阳光智博的每一步成长都未曾离开过信息化管理。
   但一步步走下来,公司内部使用的信息化管理平台却越来越多,进销存软件、财务软件、OA 系统、客户关系管理软件,还有专门处理淘宝业务的管理系统。不同系统各自为政,数据不能同步,重复数据录入工作也越来越重。但对阳光智博来说,最紧迫的问题还是难以保证进销存数据的及时准确。特别是在开展淘宝网店业务后,实体店、分销和网店三类业务混杂,如果进销存数据长期不能整合,就会越来越乱。为此,阳光智博便开始寻觅新的管理软件平台。

通则不”痛”
   为了寻找“靠谱”的管理平台,阳光智博接洽了不少专为大型分销、零售企业开发管理软件的厂商,最后选择了一家为国美、大中等企业开发管理平台的软件公司。
   “当时想的是,他们能为这些大公司做管理软件平台,经验肯定非常丰富,流程上也差不了。出于这个原因,公司就签订了合作合同。但是,一上线就傻眼了。”阳光智博运营总监路辉直言,在上线后的两个月中,她被这套系统折腾的痛苦不堪。新上线的管理平台更适合大型家电行业,与阳光智博的业务模式差距很大。
   “我们与国美、大中这类企业的采购模式、管理模式都不一样,管理流程也不同。以采购为例,国美、大中大多是向厂商直购货品,合同管理、批次管理都很简单,而我们所销售的产品则以配件居多,不仅品牌、批次各不相同,供应商来源也多种多样,用简单的流程去管理反而非常费劲。”除了管理流程的不匹配外,路辉感觉这个系统还是只能解决进销存的问题,它与公司的财务系统、客户关系管理系统中的信息还是不能整合,“原有的信息孤岛问题,还是无法彻底解决”。种种问题暴露之后,系统想用起来都困难。
   机缘巧合,圈内的其他公司向阳光智博介绍了快普软件。“初期,老板只是说可以关注一下。由于前面的经历并不顺利,所以当时我对其他信息化管理平台也不太感冒。”路辉告诉记者,起初她只是浅层次的与厦门快普接触了一下,但当她首次打开厦门快普的测试网站,看到了快普M6 的设计理念和流程后,就立刻对它产生了兴趣。她发现,这套系统对中关村IT 企业的业务“吃得很透”。经过后来深入的沟通和系统演示之后,她便马上向老板反馈了情况。
   放弃前一个系统,当然是有损失的。但长痛不如短痛,经过公司管理层的评估,阳光智博还是坚定地选择了和快普合作。“一方面是因为现有快普M6 平台可以解决过去的信息孤岛问题,其上整合的进销存、客户管理、财务管理、OA 等功能模块,基本可以完成公司管理系统的全面覆盖。另一方面,快普也是个可按需扩展的平台,如需新增模块或功能,都可以整合到统一平台上。”路辉表示,起码几年内,阳光智博都不用再考虑其他软件了。
   不管企业开展了多少种业务,在管理上、战略上始终是“一盘棋”,信息的准确与信息流的畅顺都是决定每一步棋能否走对的关键。管理的脉络只要有不通的地方,信息流就不可能顺畅。只解决局部的问题,是治标不治本,企业发展一段时间又会出现新的“痛苦”。路辉坦言,让阳光智博下定决心、不顾损失更换系统的原因,正是快普能根除信息不能共享的问题,实现信息的完全整合。
   “现在,厦门快普正在帮我们开发淘宝业务模块,马上就要上线了。上线后就可以和快普M6 平台上的其他业务模块相互关联,实现数据同步。公司即使需要开设分公司,只要在系统中添加一个‘分支机构’就能实现无缝化的数据对接。”路辉说,在当前的管理软件市场,像快普M6 这样能够在同一平台上灵活整合如此之多管理模块的产品非常少见。

从几十人忙到几个人忙
   财务管理是企业运营的根基,也是企业老板最关心的模块。财务系统发展到今天,其成熟度和专业度都很高,如果整合型的管理软件平台没有专业的财务管理模块,是很难将财务系统实现迁移的。
   多年来,阳光智博一直在使用专业的财务管理系统。但主管财务工作的阳光智博总裁助理王峻却告诉记者,公司想做到精细化的管理,依旧需要大量的手工单据来支撑,这种状况让阳光智博的财务部门每到月底就会忙得不可开交,最忙的时候甚至需要几十人来做相关工作。在上线快普M6 后,他感觉系统的财务模块比过去的专业财务软件还要精细、严谨,手工单据大幅减少。
   “单一的财务系统,只能做到企业系统信息的汇总,它还是一个信息孤岛。财务数据与业务不能关联,与企业管理、战略决策不能关联。财务部的角色也只能是数字核算部门。”王峻指出,快普M6 用一个平台就做到了对企业整个运营过程的管理,财务数据与前端业务能够自动关联,还能实时为企业的管理、战略决策提供参考依据。财务工作在变轻松的同时,精确度和工作效率都在大幅提高,也让财务管理转变为真正意义上管理。

“两上两下”的变化
   在上线快普M6 后,阳光智博董事长聂鑫几乎每天都要登录系统。“通过系统做计划、安排任务非常方便,实时的报表管理对我帮助也很大。现在不用打电话,我也能知道项目进展的情况。只要进入系统,就能看到我对下属安排的工作实施到了什么程度,发生了哪些问题。”聂鑫说,要想实时了解整个公司的业务完成情况和财务状况,只要点几下鼠标就做到,以前完全没有这种轻松的感觉。
   在快普M6 上线后,作为运营人员,路辉也感到了工作量的减少,而且完全没有使用新系统的“痛苦”。她告诉记者,M6的进销存设计非常灵活,能够满足企业的各种业务模式。只要是想得到的,似乎都能找到相应的解决方案,它还能让用户根据自身的业务特点自由定制管理流程,而不是用固定的流程将阳光智博“套牢”。
   从过去的四套系统变成一套系统,聂鑫感觉公司正在发生“两上两下”的变化:效率提升、数据的准确率提升,系统维护人员的数量下降、后台管理的工作量下降。整合平台让信息流畅通无阻,现在信息可以及时、准确地为管理工作和业务服务,阳光智博终于实现了各部门工作环节的交叉管理和无缝衔接。

观点

选择与自身管理、业务模式、发展战略相匹配的信息化工具

   信息技术的飞速发展正改变着我国传统经济结构,信息带动管理的转变对企业的成长影响巨大。企业要适应复杂多变的业务发展要求,必须要进行业务模式及经营思路的创新,而这些都要借助信息化提供强有力的方法和手段来实现。
   企业的成长,也是一个不断完善的管理流程和业务流程的过程。在企业的不同成长阶段,找到与企业自身管理、业务模式、发展战略相匹配的信息化工具,是成功的关键所在。
   在选择管理平台时,一定要了解管理软件的流程与企业业务的契合度,只有关注这个问题才能避免风险。一旦流程不匹配只有两个结果:要么企业顺着管理平台的流程改,要么管理平台顺着企业的管理流程改。但不管谁要改,都注定是"痛苦"的经历。在双方冲撞的过程中,还容易改成"四不像"。其次,还要考虑到管理平台的设计是否具备长远发展的规划,是否与企业自身的发展战略一致。

   

媒体报道链接:

    中关村在线:北京阳光智博:打通信息化管理的“任督二脉”

    太平洋电脑网:北京阳光智博:打通信息化管理的“任督二脉”

    和讯网:北京阳光智博:打通信息化管理的“任督二脉”


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