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企业信息化成功与否,做对这点很重要!

【编者按】  在企业信息化的发展过程中,很多企业在系统应用上取得了显著成效,积累了成功的经验;但也有不少企业的信息化并没有达到预期效果,甚至失败。究其原因在于,信息化不是简单的购买一套软件,而是要涉及到一个重要决策:重新改造公司业务流程。信息化要求企业先梳理清楚业务流程,再进行简化、重组,最后实现操作自动化,这是一些成功企业的共同点。而作为信息化实施主体,企业的意识转变及一把手的参与,更是成功中的关键。

 

案例分享:昆明谊亘科技有限公司

关键应用:成本控制  独立核算  流程规范

 

 

昆明谊亘科技有限公司(以下简称“公司”)成立于2011年,是一家集软件开发与技术服务、计算机及配件、云计算平台建设、数据中心、微软操作系统分销、云桌面、数据交换网络设备、多媒体会议系统、办公设备等一系列产品的系统集成解决方案提供商。公司主要为教育、政府、公检法、医疗、金融、通信等提供专业的行业解决方案,年销售过亿。

作为当地知名的教育集成方案供应商,公司业务分布于云南全省,在各地州设有分支。公司项目多且大小不一,周期有长有短,客户要求各异。随着业务的逐年发展,项目管理压力明显增加。此前,公司信息化仅停留在一套财务软件,对项目成本控制、分支独立核算和内部流程规范等管理越发的迫切。


      信息化作为一把手工程,得到了领导层的高度重视,公司专门指派核心部门代表成立了信息化小组,并于2020年4月顺利上线快普M8整合管理平台(以下简称“快普系统”),及时解决了公司发展的管理需求。

01 成本管控更科学

 

公司通常好几个项目同时进行,项目大小不一、采购品类、采购量也不相同,而项目材料由于市场波动较大,需要对外进行询价、货比三家……以往,材料采购由项目经理按需求直接电话与采购部门沟通,人工比对价格难且效率低;采购多少、到货多少、出库多少,无法实时统计;采购出错容易造成部门之间的推诿扯皮等现象;项目缺少预算,成本难以管控,容易出现超支。 

快普解决方案:

通过快普系统,公司根据项目情况设置成本管控。选择严控之后,所有采购、供货的费用都由项目供货清单或者费用清单生成。当费用超出预算时,采购就需要特别申请,由领导审批之后才能进行采购、供货,达到对于项目经理、采购人员以及项目成本的严格控制。以项目维度核算公司的实际收入、成本,完善和强化财务核算,提高管理层的业务预测能力,提高公司资源的配置能力。

 

02 独立核算更简单

 

 

公司业务分布于全省各地州,共设5个分支,此前财务仅做总帐管理,缺乏对不同分支的经营分析。随着业务的发展与管理需要,公司期望能对各地州经营情况、收入、成本、盈利进行分析对比,实现分支机构的独立核算,这时候就需要一套“集团化管理方案”。 

快普解决方案:

快普系统采用标准财务核算,既可以按分支机构独立核算出报表,又可以合并集团报表;支持不同分支机构执行不同的价格政策,来进行内部成本核算;在内部销售、采购或分支机构间调拨时,自动生成对方相应的单据,提供内部应收查询,分支机构调拨查询;独立核算的分支机构可以实现统一的集团式管控,也可以进行严格的数据权限控制,同一种业务不同分支机构走不同审批流程,灵活可控。

 

03  流程审批更规范

 

在快普系统上线之前,公司业务审批采用邮件形式,并将邮件作为凭证提交到财务,再手工录入财务系统。流程相对灵活,但同时也造成信息(如项目名称)的不规范、数据不准确、权限控制难等问题;审批涉及多人时,及时性也难以保证,过程难追溯。

快普解决方案:

快普系统将公司的项目管理、进销存、财务、客户关系、运维服务等进行全面整合,通过统一的基础数据、统一的业务流程,实现公司业务和财务一体化应用;审批与数据实时同步,全面打通了各部门信息壁垒,减少出错率;系统灵活的流程设置与权限控制,帮助公司重新梳理、规范内部流程,建立管理标准,提高工作效率。

 

【 后 记 】信息化已成为企业转型升级最重要的抓手和企业最重要的核心竞争力。信息化建设一定是“一把手”工程,企业一把手要亲自参与规划和建设,绝不能授权。只有一把手强有力的支持和推动才能真正发挥信息化价值。昆明谊亘科技有限公司信息化项目取得的成功,信息化小组起了决定性的作用。在疫情特殊时间,公司领导带领信息化小组提前做足准备,从财务、项目到技术,各个核心岗位充分的投入学习研究,为快普系统的顺利上线奠定了良好的基础。领导层全程的参与推动,也决定了快普系统能在全公司实现成功的应用。快普系统上线后,公司项目实现了全过程管理,项目进度、成本和资金的管控更加科学,项目预算、结算、利润一目了然,为公司战略决策提供了有效的数据依据。

 

 

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